AUDIT SUMBERDAYA MANUSIA

AUDIT SUMBERDAYA MANUSIA

Departemen personalia tidak dapat mengasumsikan bahwa segala sesuatu telah mereka lakukan dengan benar. Dalam kenyataannya, manajemen sumberdaya akan menghadapi kesalahan-kesalahan, bahkan kebijaksanaa-kebijaksanaan yang tidak tepat atau ketinggalan jaman. Melalui pemeriksaan kegiatan-kegiatannya, depertemen personalia dapat lebih dini mengemukan masalah-masalah sebelum hal itu menjadi serius. Bila evaluasi ini dilakukan secara benar, departemen personalia akan terhindar dari masalah-masalah yang lebih besar dan gawat.

Audit personalia mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit tersebut mungkin mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan. Hasilnya memberikan umpan balik tentang fungsi personalia bagi para manajer personalia  dan departemen personalia. Ini juga mengemukakan seberapa baik para manajer mengelola tugas-tugas sumberdaya manusia. Secara singkat, audit personalia adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan-kegiata personalia dalam suatu departemen, devisi atau perusahaan. Berbagai kegunaan audit ini dapat dirinci sebagai berikut :

1.         Mengidentifikasikan sumbangan-sumbangan departemen personalia kepada organisasi.

2.         Meningkatan kesan profesionalisme terhadap departemen personalia.

3.         Mendorong tanggung-jawab dan profesionalisme lebih besar di antara karyawan departemen.

4.         Menstimulasi keseragaman kebijaksanaan-kebijaksanaan dan praktek-praktek personalia.

5.         Memperjelas tugas-tugas dan tanggung-jawab departemen personalia.

6.         Mengemukakan masalah-masalah personalia kritis.

7.          Mengemukan masalah-masalah sumberdaya manusia melalui prosedur-prosedur  personalia yang lebih efiktif.

8.         Menyelesaikan keluhan-keluhan lama dengan aturan-aturan legal.

9.         Meningkatkan kesediaan untuk menerima perubahan-perubahan yang diperlukan dalam departemen personalia.

10.     Memberikan tinjauan terhadap sistem informasi departemen.

RUANG LINGKUP AUDIT PERSONALIA

Tujuan audit personalia adalah mengevaluasi kegiatan-kegiatan personalia dengan maksud untuk:

1.         Menilai efektivitas

2.         Mengenali aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki

3.         Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam

4.         Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan-perbaikan tersebut.

Pelaksanaan audit ini hendaknya mencakup evaluasi terhadap fungsi-fungsi personalia, penggunaan prosedur-prosedur sumber daya oleh para manajer dan dampak kegiatan-kegiatan tersebut pada sasaran-sasaran dan kepuasan karyawan.

Audit Fungsi Personalia

Audit secara logis dimulai dengan mereview kerja departemen sumberdaya. Untuk memeriksa hanya beberapa aspek system manajemen personalia, auditor bisa mengabaikan topik-topik lain. Tim audit hendaknya :

1.         Mengidentifikasikan siapa yang bertanggung jawab atas setiap kegiatan

2.      Menentukan sasaran-sasaran yang akan dicapai oleh setiap kegiatan

3.      Mereview berbagai kebijaksanaan dan prosedur yang digunakan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut

4.      Menentukan besarnya sample catatan-catatan dalam system informasi personalia untuk mempelajari apakah kebijaksanaan dan prosedur diikuti secara besar

5.      Menyiapkan laporan audit

6.      Mengembangkan rencana tindakan koreksi terhadap kesalahan-kesalahan dalam sasaran, kebijaksanaan dan prosedur.

7.      Melaksanakan tindak lanjut untuk memastikan apakah masalah-masalah temuan audit telah dipecahkan.

Sistem Informasi Manajemen Personalia

Informasi analisis jabatan                       Rencana-rencana sumberdaya manisia    ○ Standar-standar pekerjaan                    ○ Estimasi splay an kebutuhan    ○ Deskripsi jabatan                                  ○ Persediaan ketrampilan    ○ Spesifikasi jabatan                                ○ Bagan penempatan                                      Administrasi kompensasi                                         ○ Tingkat upah atau gaji                                         ○ Paket kompensasi tambahan                                         ○ Pelayanan-pelayanan kepada karyawan

Penyusunan Personalia Dan Pengembangan

Penarikan                                                  Seleksi      ○ Sumber-sumber lamaran                   ○ Rasio seleksi    ○ Jumlah pelamar                                 ○ Prosedur-prosedur seleksi    ○ Lamaran-lamaran pekerjaan              ○ Kesempatan acara seleksi “fair” Latihan dan orientasi                               Pengembangan karier    ○ Program orientasi                                 ○ Promosi, demosi dan transfer    ○ Sasaran dan prosedur latihan                ○ Program perencanaan karier    ○ Teknik metode                                      ○ Usaha pengembangan sumberdaya                                                                         manusia

Pengawasan Dan Evaluasi organisasi

Penilaian prestasi kerja                                    Hubungan serikat karyawan manajemen    ○ Standard an ukuran                                       ○ Pelaksanaan peraturan hubungan    ○ Teknik-teknik penilaian                                   perburuhan    ○ Wawancara evaluasi                                     ○ Hak-hak manajemen                                                                             ○ Masalah-masalah penyelesaian                                                                                perselisihan Pengawasan sumberdaya manusia                   Audit personalia               ○ Prosedur disiplin                                            ○ Fungsi personalia    ○ Komunikasi karyawan                                   ○ Manajer operasi    ○ Prosedur perubahan dan pengembangan       ○ Umpan balik karyawan untuk                                                                                    departemen personalia

Audit Pelaksanaan Manajerial

Audit juga mereview pelaksanaan berbagai kebijaksanaan dan prosedur personalia oleh para manajer. Bila para manajer mengabaikan kebijaksanaan-kebijaksanaan personalia atau pelanggaran hokum hubungan perburuhan, audit hendaknya mengemukakan kesalahan-kesalahan tersebut agar tindakan koreksi dapat dimulai.

Audit Kepuasan Karyawan

Departemen personalia yang efektif memenuhi baik kebutuhan-kebutuhan organisasi maupun karyawan. Bila kebutuhan-kebutuhan karyawan tidak terpuaskan perputaran, absensi dan kegiatan serikat karyawan cenderung meningkat. Untuk mempelajari pemenuhan ini, tim audit memperoleh data dari karyawan. Tim mengumpulkan informasi tentang gaji, “benefits”, praktek-praktek pengendalian, bantuan perencanaan karier dan umpan balik yang diterima karyawan tentang prestasi kerja mereka.

BERBAGAI PENDEKATAN DAN PERALATAN RISET UNTUK AUDIT

Kegiatan-kegiatan personalia dievaluasi melalui riset. Beberapa pendektan dan peralatan riset digunakana sesuai dengan ruang lingkup audit. Arti “riset” kadang-kadang hanya sedikit lebih luas daripada penyelidikan informal atau upaya pengumpulan fakta. Pada saat lain, pendekatan audit bisa sangat “advanced” dan tergantung pada desain riset dan penghitungan statistic yang rumit. Pembahasan berikut akan menguraikan berbagai pendekatan dan peralatan riset terapan yang umum digunakan dalam audit personalia.

Pendekatan-Pendekatan Riset Untuk Audit

Paling tidak ada lima pendekatan riset personalia yang dapat diterapkan untuk melakukan audit, yaitu:

1.         Pendekatan Komparatif

Tim audit personalia membandingkan perusahaan (atau devisi) dengan perusahaan lain (atau devisi lain) untuk menemukan bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek. Pendekatan ini pada umumnya digunakan untuk membandingkan hasil-hasil kegiatan-kegiatan personalia tertentu atau program-programnya. Ini sangat membantu untuk mendeteksi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2.         Pendekatan Wewenang Dari Luar (autside authority approach)

Tim audit menggantungkan pada penemuan-penemuan oleh ahli atau konsultan dari luar perusahaan sebagai standar dengan mana kegiatan-kegiatan atau program-program personalia dievaluasi. Konsultan atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan dapat membantu diagnosa terhadap berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah personalia.

3.         Pendekatan Statistik

Dari catatan-catatan yang ada, tim audit menyusun standar-standar secara statistic dengan mana berbagai kegiatan atau program dievaluasi. Dengan standar-standar matematis ini, tim bisa menemukan kesalahan-kesalahn semenjak hal ini masih belum serius.

4.         Pendekatan Kepatuhan

Melalui pengambilan sample elemen-elemen system informasi personalia, tim audit memeriksa pelanggaran-pelanggaran terhadap berbagai hukum atau peraturan dan kebijaksanaan atau prosedur perusahaan. Dengan u                                                 paya pencarian fakta ini, tim dapat menentukan apakah ada penyelewengan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan dan peraturan-peraturan legal atau tidak.

5.         Pendekatan MBO (Manajemen By Objectives)

Pendekatan MBO dapat diterapkan dalam bidang personalia, di mana tim audit dapat membandingkan hasil-hasil kegiatan personalia dengan tujuan-tujuan yang  telah ditetapkan. Bidang-bidang pelaksanaan kerja yang jelek dapat dideteksi dan dilaporkan.

Tidak ada pendekatan audit di atas yang dapat diterapkan pada semua bagian personalia. Pada umumnya, tim-tim audit menggunakan beberapa strategi tersebut tergantung pada kegiatan-kegiatan personalia tertentu yang dievaluasi. Langkah selanjutnya adalah  memilih peralatan-peralatan riset untuk mengumpulkan informasi audit.

Peralatan-Peralatan Riset Personalia

Untuk mengumpulkan data tentang kegiatan-kegiatan perusahaan,  beberapa teknik yang berfungsi sebagai peralatan pengadaan informasi tersedia. Di antara peralatan-peralatan itu adalah :

1.      Wawancara

Wawancara dengan para karyawan dan manajer merupakan salah satu sumber informasi mengenai kegiatan-kegiatan personalia. Komentar dan pendapat mereka membantu tim audit menemukan bidang-bidang yang memerlukan perbaikan.

2.      Kuesioner Dan Survai

Departemen personalia dapat melengkapi hasil wawancara dengan kuesioner dan survai. Peralatan-peralatan ini digunakan karena wawancara adalah mahal, memakan waktu dan biasanya terbatas hanya pada sedikit orang. Melalui survai karyawan, gambaran tentang kegiatan personalia dapat dikembangkan secara lebih akurat. Demikian juga, kuesioner bisa memberikan jawaban-jawaban yang dan jujur daripada wawancara “face-to-face”.

3.  Analisis Catatan

Tidak semua masalah dapat dideteksi dari sikap-sikap karyawan. Banyak masalah kadang-kadang lebih mudah ditemukan melalui analisis catatan. Review ini dilakukan untuk menjamin bahwa berbagai prosedur dan peraturan perusahaan tidak dilanggar. Catatan-catatan yang direview oleh tim audit pada umumya mencakup :

○ Catatan-catatan keamanan dan kesehatan karyawan

○ Tingkat absensi atau perputaran

○ Rencana-rencana kegiatan yang telah disetujui

○ Pemberian kompensasi

○ Catatan-catatan seleksi dan penempatan internal

○ Files karyawan

○ Studi program dan kebijaksanaan di bidang personalia

○ Skor-skor tes pendahuluan dan tes purna

○ Laporan-laporan program khusus

           

4. Informasi Eksternal

Peralatan lain bagi tim audit adalah informasi eksternal. Infirmasi ini digunakan sebagai bahan perbandingan dan untuk mengungkapkan perspektif  lain yang tidak diperoleh dari peralatan-peralatan sebelumnya. Barangkali sumber informasi  eksternal yang berarti adalah berasal dari kantor-kantor tenaga kerja pemerintah, asosiasi-asosiasi industri dan profesional, hasil riset universitas atau lembaga konsultan, dan perusahaan-perusahaan pesaing.

5.Percobaan Personalia

Peralatan terakhir yang tersedia bagi tim audit dan departemen personalia adalah percobaan-percobaan lapangan. Percobaan ini memungkinkan departemen personalia untuk membandingkan kelompok pengendalian di bawah kondisi normal. Sebagai contoh, departemen personalia bisa mengimplementasikan program latihan keamanan bagi separo penyelia departemen. Separo kelompok ini adalah kelompok percobaan. Kelompok pengendali terdiri dari para penyelia yang tidak diberi latihan. Kemudian catatan-catatan pelaksanaan keamanan kedua kelompok dibandingkan beberapa  bulan setelah latihan berakhir. Bila kelompok percobaan mempunyai tingkat kecelakaan yang lebih rendah secara signifikan, maka fakta menunjukkan bahwa program latihan keamanan adalah efektif.

LAPORAN AUDIT

Berbagai pendekatan dan peralatan digunakan untuk mengembangkan suatu gambaran kegiatan-kegiatan personalia organisasi. Agar informasi ini berguna, perlu dikompilasiklan menjadi laporan audit. Laporan audit personalia adalah suatu deskripsi komprehensif yang berisi hasil pengolahan temuan dari kegiatan audit personalia, yang mencakup baik penghargaan terhadap praktek-praktek efektif maupun rekomendasi bagi perbaikan praktek-praktek yang tidak efektif. Laporan hendaknya jangan mengemukakan pernyataan kesimpulan, dan saran saja, tetapi harus menggambarkan seluruh informasi yang akurat.

Laporan audit pada umumnya terdiri dari beberapa bagian. Bagian pertama adalah untuk para manajer operasi, bagian kedua untuk para manajer dalam departemen personalia, dan ketiga untuk manajer personalia.

Laporan Untuk Manajer Operasi

Laporan audit untuk para manajer operasi meringkas berbagai sasaran dan tanggung jawab personalia mereka. Tujuan-tujuan mereka bisa menyangkut usaha untuk mengurangi absensi atau perputaran karyawan melanjutkan pengembangan karyawan, memperbaiki hubungan manajemen serikat kerja, atau mencapai sasaran-sasaran lain. Tugas-tugas khusus  yang dilaksanakan para manajer ini bisa juga dicakup. Tugas-tugas tersebut meliputi wawancara seleksi, latihan, penilaian prestasi, memotivasi dan pemuasan kebutuhan karyawan.

Laporan audit ini juga mengidentifikasi masalah-masalah personalia. Penyelewengan-penyelewengan terhadap berbagai kebijaksanaan personalia dan peraturan hubungan perburuhan dikemukakan. Praktek-praktek manajemen yang jelek disebutkan dalam laporan dengan berbagai rekumendasi untuk memperbaikinya.

Laporan Untuk Manajer Dalam Departemen Personalia

            Para manajer spesialis yang menangani penarikan dan seleksi latihan, kompensasi, dan kegiatan-kegiatan personalia lainnya juga memerlukan umpan balik. Laporan audit yang mereka terima mungkin menyebutkan  berbagai bidang tertentu dengan pelaksanaan kerja jelek atau baik Sebagai contoh, suatu  tim audit mengamati bahwa banyak pekerjaan tidak dilaksanakan dengan penempatan karyawan yang baik. Informasi ini diberikan kepada manajer latihan pengembangan sebagai umpan balik dengan rekomendasi bagi perbaikan program-program selanjutnya.

Laporan  Untuk Manajer Personalia

Laporan untuk manajer personalia berisi semua informasi yang diberikan kepada para manajer lini dan manajer spisialis dalam departemen personalia memperoleh umpan balik tentang :

1.      Sikap para manajer operasi dan karyawan terhadap  pelayanan dan “benefits” dari departemen personalia.

2.      Masalah-masalah sumsberdaya manusia dan implikasi-implikasinya

3.      Suatu review tentang sasaran-sasaran departemen dan organisasi departemen untuk mencapai sasaran tersebut

4.      Berbagai rekomendasi untuk perubahan-perubahan yang diperlakukan.

Dengan informasi yang dicakup dalam laporan audit, manajer personalia dapat memperoleh pandanagn luas tentang fungsi personalia yang dijalankannya. Selain pemecahan masalah-masalah personalia, manajer bisa memusatkan pada bidang-bidang yang mempunyai potensi terbesar bagi peningkatan kontribusi departemen kepada perusahaan. Dan akhirnya barangkali yang paling penting, laporan audit berfungsi sebagai pedoman untuk usaha-usaha di waktu yang akan datang dan sebagai referensi untuk pelaksanaan audit berikutnya. Dengan pemahaman akan presentasi kerja dapartemen sekarang, manajer dapat menyusun rencana-rencana jangka panjang untuk mengupgrade kegiatan-kegiatan krusial. Berbagai rencana ini mengidentifikasikan sasaran-sasaran baru bagi departemen. Dan sasaran-sasaran tersebut berfungsi sebagai standar-standar dengan nama tim audit akan mengevaluasi kegiatan-kegiatan manajemen personalia perusahaan.

Isi dan Cara Penyusun Laporan Asli

Laporan audit pada umumnya terdiri dari berbagai bagian-bagian sebagai berikut :

1.      Judul

2.      Daftar isi

3.      Ringkasan dan kesimpulan, yang terutama berguna untuk pimpinan eksekutif puncak.

4.      Masalah-masalah pokok (tujuan audit, analisis, evaluasi dan sebagainya)

5.      Kesimpulan dan saran

6.      Tubuh ( berisi data, fakta, pandangan serta alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan saran )

7.      Sumber data

8.      Lampiran yang dianggap penting

Laporan tersebut harus menerangkan secara jelas ruang lingkup dan tujuan audit; disusun seringkas mungkin, tetapi jelas dan lengkap; menyajikan semua fakta secara lengkap dan tidak memihak, serta temuan dan kesimpulan secara obyektif. Agar dapat digunakan untuk meninjau kembali fakta dan menilai laporan, laporan audit perlu menyertakan semua informasi yang mendukung kesimpulan. Laporan hanya berguna bila dapat dipakai sebagai pedoman untuk pengambilan tindakan koreksi. Oleh karena itu, laporan audit juga harus memuat saran yang diajukan atas dasar pemahaman terhadap realitas atau kondisi nyata.



sumber : 

T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, BPFE dan LMP2M AMP-YKPN, Yogyakarta, 1984.